Reorganisaties zijn gelukkig geen dagelijkse kost voor werknemers en werkgevers. Wanneer sprake is van ‘boventalligheid’ is het noodzakelijk om zorgvuldig vast te stellen wie boventallig is en vervolgens diezelfde zorgvuldigheid te betrachten bij het overbrengen van deze informatie. Bij boventallige medewerkers komen immers veel emoties los.

Het belang van het betrekken van vakbonden en/of Ondernemingsraad is groot, voor draagvlak binnen de organisatie en voor een eventuele procedure bij de kantonrechter of het UWV. Daarnaast zijn de eisen met betrekking tot wie voor ontslag in aanmerking komt middels het ‘afspiegelingsbeginsel’ streng en duidelijk.

Binnen de organisatie worden alle functies met elkaar vergeleken en verdeeld in categorieën van onderling niet uitwisselbare functies. Uitwisselbare functies zijn banen die vergelijkbaar zijn wat betreft functie-inhoud, vereiste kennis, competenties en vaardigheden, en niveau en salaris. Binnen een organisatie bestaan soms wel 20 of meer categorieën ‘niet uitwisselbare functies’.

Vervolgens worden categorieën onderling uitwisselbare functies in leeftijdsgroepen verdeeld: <25 jaar, 25-35 jaar, 35-45 jaar, 45-55 jaar, en >55. Binnen deze groepen geldt ‘Last in, First Out’, met de oorspronkelijke datum in dienst. Dus als een tuinman op 17 februari 1972 in dienst is gekomen, en opgeklommen is tot manager, geldt datum in dienst: 17 februari 1972. Het afspiegelingsbeginsel hoeft in een aantal gevallen niet te worden toegepast. Zo kan er sprake zijn van een unieke functie. Ook in het geval een werknemer ‘onmisbaar’ is voor de organisatie mag worden afgeweken van het beginsel. De werkgever zal dan moeten aantonen dat de werknemer beschikt over bijzondere kennis of bekwaamheden.